Notifier un licenciement par recommandé : les formes à respecter
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Pour l'employeur, le formalisme du licenciement est plus strict encore que pour la démission : le congé moyennant préavis ne peut être notifié que par lettre recommandée ou exploit d'huissier, avec la mention du début et de la durée du préavis. Une remise de la lettre en main propre, valable pour une démission, ne l'est pas pour un licenciement.
Ce guide décrit les formes de l'article 37 de la loi du 3 juillet 1978, la mécanique des dates, l'obligation de motivation de la CCT n° 109 et les vérifications indispensables avant l'envoi.
Les formes imposées à l'employeur
- Lettre recommandée : elle sort ses effets le troisième jour ouvrable suivant la date de son expédition. Le préavis prend cours le lundi suivant la semaine au cours de laquelle la notification a produit ses effets.
- Exploit d'huissier : effet immédiat à la signification, utilisé quand le calendrier est critique ou le climat conflictuel.
L'écrit doit mentionner, à peine de nullité du préavis, le début et la durée du préavis. Un congé notifié sans ces mentions, ou par un canal non admis (email, remise en main propre), expose l'employeur au paiement d'une indemnité compensatoire de préavis.
Le calendrier du licenciement par recommandé
Comme pour la démission : expédié au plus tard le mercredi, le recommandé sort ses effets au plus tard le samedi (troisième jour ouvrable) et le préavis prend cours le lundi suivant. Expédié un jeudi ou un vendredi, il reporte la prise de cours d'une semaine, avec une semaine de rémunération supplémentaire à la clé.
La date d'expédition étant l'élément déclencheur, la preuve de dépôt du recommandé est la pièce centrale du dossier : conservez-la avec la copie de la lettre.
La motivation du licenciement (CCT n° 109)
La lettre de congé elle-même ne doit pas contenir les motifs (sauf licenciement pour motif grave, régime distinct et très formaliste). Mais le travailleur licencié peut demander les motifs concrets de son licenciement : la CCT n° 109 impose alors à l'employeur de les communiquer par écrit dans les deux mois de la demande, sous peine d'une amende civile de deux semaines de rémunération.
Un licenciement « manifestement déraisonnable » peut en outre donner lieu à une indemnité de 3 à 17 semaines de rémunération. Documentez les motifs réels du licenciement avant de notifier : évaluations, avertissements, éléments économiques.
Le cas particulier du motif grave
Le licenciement pour motif grave (sans préavis ni indemnité) obéit à un double délai de trois jours ouvrables : le congé doit être notifié dans les trois jours ouvrables de la connaissance des faits, puis les motifs précis notifiés dans les trois jours ouvrables du congé, par recommandé ou exploit d'huissier. Le non-respect de ce calendrier rend le motif grave irrégulier, quelle que soit la gravité des faits. Pour cette procédure, l'accompagnement par un professionnel est fortement recommandé ; le pli recommandé et sa traçabilité y jouent un rôle décisif.